|
Transparantie en samenhang bij Ineris
|
|
Een tijd geleden werd Michel Treins, directeur van de IT-afdeling van INERIS en hoofd van het CYPRES-project, geconfronteerd met de grootste uitdaging die zijn onderneming sinds haar bestaan heeft aangenomen. Het bleek inderdaad geen kleine opdracht voor een openbare instelling die haar bestaan te danken heeft aan haar knowledge managementtools.
Hoewel INERIS een opdracht van openbare dienstverlening heeft, oefent ze ook een commerciële activiteit uit. Het instituut voert immers ook projecten uit rond industriële risico's en biedt in dat verband haar knowhow onder meer aan de overheid en aan grote industriële groepen aan. “Daarom is het van essentieel belang voor INERIS om zijn knowhow en zijn kennis op een behoorlijke manier te beheren en te kapitaliseren”, legt Michel Treins uit. Dat is dan ook de bestaansreden van het CYPRES-project. Dat moet het beheer van de documenten optimaliseren door samenwerkingswerk toe te laten en een corpus op te bouwen van herbruikbare kennis. “Voor dit project, dat over 18 maanden zou lopen, werd een budget van 1 miljoen euro voorzien. Het project zelf had zowel structurele als culturele dimensies, want het was niet alleen zaak om van tool te veranderen, maar de uitdaging bestond er ook in om een grondige mentaliteitswijziging in de onderneming tot stand te brengen.”
Om een duidelijk zicht te krijgen op de inzet van het project voerde de directie van INERIS vooraf een analyse uit van de risico’s die met het project gepaard gingen.
Daaruit leerden ze dat het project alleen kans op slagen had als voldoende aandacht werd besteed aan de interne communicatie. Quatre Vents voerde daarom een grondige interne enquête uit over de kennis van het project, de perceptie door de toekomstige gebruikers en hun behoeften op het vlak van de informatie. Die studie bood een duidelijk zicht op de belangrijkste interne verwachtingen die rond dit project leefden. Op basis daarvan stelde Quatre Vents voor INERIS een intern communicatieplan voor de volledige levensduur van het project samen, dat inspeelde op de vragen die uit de enquête bij de toekomstige gebruikers naar voren waren gekomen.
“Het kwam erop aan om de positionering van het project te vrijwaren en te luisteren naar het personeel”, aldus Michel Treins. “Alleen op die manier konden we begrijpen wat ze van het project verwachten, intentieprocessen voorkomen, boodschappen uitwerken en tijdig alarmsignalen opvangen. We wilden een positief imago van het project opbouwen en er de nodige goodwill voor kweken. Daarom was het belangrijk om met een coherente boodschap naar buiten te komen en om alle mogelijke misverstanden te vermijden.”
