Transparence et cohérence à l'Ineris

À la tête du projet CYPRES, Michel Treins, Directeur des Systèmes d’Information de l’INERIS, s’est retrouvé face au plus important défi informatique vécu par l’entreprise. Un véritable challenge, pour un établissement public qui vit grâce à ses outils de gestion des connaissances.

 Bien qu’ayant une mission de service public, l’INERIS possède également une activité commerciale. Cet institut travaille sur le risque industriel, et fournit des expertises à l’Etat et aux grands groupes industriels, notamment. « C’est pourquoi il est vital pour l’INERIS de bien gérer et capitaliser son savoir et ses connaissances, explique Michel Treins. C’est exactement la raison d’être du projet CYPRES, qui doit permettre d’optimiser la gestion des documents en permettant le développement du travail collaboratif et l’émergence de corpus de connaissances réutilisables. » Il s’agit d’un projet au budget d’1 million d’euros, prévu sur 18 mois, et ayant des enjeux à la fois structurels et culturels, puisqu’audelà d’un changement d’outil, il s’agit d’opérer un profond changement de mentalité dans l’entreprise.

Pour bien comprendre les enjeux du projet, la direction de l’INERIS a mis en place, en amont du lancement du projet, un processus d’analyse des risques liés à celui-ci

Informer au sein de l’entreprise pour éviter les procès d’intention

Cette analyse a montré que les principaux risques rencontrés par le projet portaient sur le positionnement, l’organisation et le management ainsi que sur l’appropriation de l’outil. Sur cette base, les enjeux de communication interne se sont révélés centraux dans la réussite du projet. Le cabinet Quatre Vents a alors mené une enquête interne approfondie sur la connaissance du projet, sa perception par les futurs utilisateurs et leurs besoins en matière d’information. Cette étude a permis de mettre à jour les attentes internes majeures concernant ce projet. À partir de ce constat, Quatre Vents a construit pour l’INERIS un plan de communication interne couvrant la durée de vie du projet, et répondant aux axes plébiscités dans l’enquête par les futurs utilisateurs.

« Il fallait sécuriser le positionnement du projet et écouter les personnels afin de comprendre leurs attentes, éviter les procès d’intention, développer les messages et capter les signaux d’alerte, constate Michel Treins. Nous voulions construire une image positive du projet, apporter de la bienveillance. Pour cela il fallait donner de la cohérence au tout et éviter les contremessages. »